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La facture est un document de référence indispensable pour mener l'opération d’importation ou d’exportation.
Pour être juridiquement valable en format papier elle doit être émise en double exemplaire et comporter des mentions obligatoires. Le fournisseur a l'obligation de délivrer la facture au client à la livraison des marchandises ou de la prestation de service, en France la langue française sur la facturation est obligatoire, à l’export une autre langue est possible, la date d’émission, le nom et adresse de l’émetteur et du client, l'adresse de livraison. La facture doit avoir un numéro de référence unique. La quantité, nom, prix unitaire des marchandises HT, devise, escompte, rabais, ristournes s’appliquant sur le prix unitaire HT, date de paiement, numéro d’enregistrement de l’émetteur (SIREN en France….etc), numéro de TVA intracommunautaire pour les échanges en Europe (régime d'exonération de TVA si transaction BtB), taux et montant TVA applicable doivent figurer sur la facture. Ainsi que l'indemnité forfaitaire pour retard de paiement (40€ en France) s’ajoutant aux indemnités de retard en % du montant.
Un certain nombre de mentions sont conseillées mais non obligatoires, telles que faire figurer les CGVE au dos de la facture. il est également utile de faire figurer sur la facture les conditions de livraison et de paiement, l'incoterms choisi, l'origine des marchandises et la clause de réserve de propriété.
Le suivi de la commande et des règlements nécessite également de suivre les obligations de déclaration de la TVA en fonction du régime qui s'applique. La TVA est déclarée et payée dans le pays de l'acheteur. En Europe il existe un régime d'exonération pour les transactions entre professionnels.
Suivre la commande s'est aussi gérer les risques d'impayés. Ce risque peut être couvert lors du montage de l'opération par le crédit documentaire ou lettre de credit stand by mais cela a un coût, ou après par l'affacturage et escompte commercial. Le suivi du DSO (Days Sales Outstanding) permet de détecter si les encours clients gonflent anormalement.
Si l'impayé se matérialise et qu'à l'échéance la facture n'est pas réglée, il faudra gérer l'impayé en 3 étapes: Relance après vérification de la facture, Appel + courrier de confirmation, Mise en demeure incluant les pénalités de retard.
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Mini-application : Cas pratique "ExportTech"
Contexte :
Vous êtes assistant(e) commercial(e) export au sein de l'entreprise française *ExportTech*. Vous venez de conclure une vente de matériel informatique (BtoB) avec un client situé en Allemagne. La marchandise a été expédiée, mais vous constatez aujourd'hui que la date d'échéance de la facture est dépassée et que le client n'a toujours pas réglé.
Travail à faire :
Répondez aux 4 questions suivantes pour gérer la situation et vérifier la conformité de votre dossier.
1. Conformité de la facture : Citez au moins 3 mentions obligatoires qui doivent impérativement figurer sur votre facture pour ce client allemand, ainsi que 2 mentions facultatives fortement recommandées pour vous protéger.
2. Traitement de la TVA : S'agissant d'une vente entre deux professionnels (BtoB) au sein de l'Union Européenne, comment la TVA doit-elle être traitée sur cette facture ?
3. Prévention des risques : Quel indicateur financier auriez-vous pu surveiller en amont pour détecter un gonflement anormal des retards de paiement de vos clients ? Citez également deux solutions de couverture que vous auriez pu mettre en place au moment du montage de l'opération pour éviter de subir cet impayé.
4. Gestion du litige/impayé : Puisque l'impayé est avéré, décrivez les 3 étapes chronologiques que vous devez mettre en œuvre pour recouvrer cette créance.
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Corrigé de la mini-application
1. Conformité de la facture :
* Mentions obligatoires (3 au choix parmi) : Numéro de facture unique, date d'émission, nom et adresse de l'émetteur (*ExportTech*) et du client allemand, adresse de livraison, numéro de TVA intracommunautaire (le vôtre et celui du client), désignation des marchandises, quantité, prix unitaire HT, devise, indemnité forfaitaire pour retard de paiement (40€), etc. *(À l'export, la facture peut être rédigée dans une autre langue que le français).*
* Mentions facultatives recommandées (2 au choix parmi) : Les Conditions Générales de Vente Export (CGVE) au dos, l'Incoterm choisi, la clause de réserve de propriété (très importante pour récupérer la marchandise en cas de non-paiement), l'origine des marchandises, et les conditions de livraison/paiement.
2. Traitement de la TVA :
Puisqu'il s'agit d'une transaction BtoB intra-européenne, il s'applique un régime d'exonération de TVA (autoliquidation). La facture doit être émise en Hors Taxes (HT). La TVA sera déclarée et payée par l'acheteur dans son propre pays (l'Allemagne).
3. Prévention des risques :
* Indicateur à surveiller : Le DSO (Days Sales Outstanding), qui mesure le délai moyen de paiement des clients. S'il augmente, cela signifie que les encours clients gonflent dangereusement.
* Solutions de couverture (2 au choix) : Le crédit documentaire (Crédoc), la lettre de crédit stand-by (SBLC), ou l'affacturage (qui permet de financer la facture avant l'échéance et de transférer la gestion de l'impayé).
4. Gestion du litige/impayé en 3 étapes :
* Étape 1 : Vérification en interne (statut de la facture, conformité de la commande, preuve de livraison) suivie d'une première relance diplomatique.
* Étape 2 : Appel téléphonique au client suivi d'un courrier (ou email) de confirmation de cet échange.
* Étape 3 : Mise en demeure (courrier officiel) incluant le calcul des pénalités de retard (pourcentage du montant) et l'indemnité forfaitaire de 40€.
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